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出納賬更正錯帳的方法

如果帳簿記錄出現(xiàn)了錯誤，要按照規(guī)定的記帳方法更正錯誤。由于錯帳發(fā)生的時間、原因、性質(zhì)及其錯誤的類型不同，其更正錯誤的方法也不一樣。常用的更正錯誤的方法有三種：劃線更正法、紅字沖銷法和補充登記法。

（1）劃線更正法。在結(jié)帳前，如果發(fā)現(xiàn)帳簿記錄有錯誤，而記帳憑證無錯誤，帳簿錯誤純屬數(shù)字或文字上的筆誤，可采用劃線更正法進(jìn)行更正。更正時，應(yīng)將錯誤的數(shù)字或文字全部劃掉用單紅線表示注銷，但應(yīng)當(dāng)使原有字跡仍可辯認(rèn)，以備查考；然后將正確的數(shù)字用藍(lán)字寫在被注銷數(shù)字或文字的上方，并由經(jīng)辦人員在更正處蓋章，以明確責(zé)任。需要注意，劃線時應(yīng)將錯誤數(shù)字全部劃掉，而不得只劃其中的個別數(shù)字。如記帳員根據(jù)記帳憑證記帳時，誤將2345元記為2435元。更正時應(yīng)將錯誤數(shù)字全部劃紅線沖銷，將正確數(shù)字寫在被注銷數(shù)字的上方，即2345.00 2435.00，而不能只劃個別數(shù)字。

（2）紅字更正法。用填制紅字記帳憑證（金額用紅字）更正錯誤記錄。

這種方法一般用于下面兩種情況：

一是在記帳后發(fā)現(xiàn)記帳憑證和會計帳簿記錄的金額有錯誤，所記金額比應(yīng)記金額要大。更正方法是：將多記的金額用紅字填制一張與原記帳憑證會計科目相同的記帳憑證，并在“摘要”欄中注明“沖銷x月x日xx號憑證多記金額”字樣，并據(jù)以登記帳戶，用以沖銷多記的金額，更正錯誤。

例如，采購人員預(yù)借出差旅費，付給現(xiàn)金400元。這項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及“其他應(yīng)收款”帳戶，該帳戶是資金占用性質(zhì)帳戶。預(yù)付差旅費借記“其他應(yīng)收款”帳戶。但在填寫記帳憑證時，誤將金額填為500元，并據(jù)此已登記入帳：

①借：其他應(yīng)收款 500

貸：現(xiàn)金 500

更正時，填制紅字記帳憑證，注銷多記的100元：

②借：其他應(yīng)收款 100

貸：現(xiàn)金 100

表示紅字，下同。

二是在根據(jù)收款憑證和付款憑證記帳后，發(fā)現(xiàn)記帳憑證和會計帳簿所用會計科目或記帳方向有錯誤，或會計科目均有錯誤，但記帳憑證及帳簿記錄的金額沒有錯誤。更正方法是：先填制一張內(nèi)容與錯誤記帳憑證完全相同而金額是紅字的記帳憑證，在摘要欄中注明“沖銷x月x日x號憑證”字樣，并據(jù)此登記帳簿，沖銷原有錯誤的帳簿記錄。然后再用藍(lán)字填制一張符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的正確的記帳憑證，并據(jù)此登記帳簿。

例如，采購人員預(yù)借出差旅費，付給現(xiàn)金400元。這項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)記入“其他應(yīng)收款”帳戶，但在填制記帳憑證時，誤填成借記“應(yīng)收帳款”帳戶，并據(jù)此已登記入帳：

①借：應(yīng)收帳款 400

貸：現(xiàn)金 400

更正時，填制紅字記帳憑證，沖銷原錯誤記錄

②借：應(yīng)收帳款 400

貸：現(xiàn)金 400

然后填制正確的記帳憑證

③借：其他應(yīng)收款 400

貸：現(xiàn)金 400

采用紅字更正法更正錯帳時，即使原記帳憑證中只有一個科目有錯誤，也應(yīng)當(dāng)將原有錯誤記帳憑證全部沖銷，以反映更正原錯誤憑證的內(nèi)容。

按照規(guī)定，由于記帳憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目或記帳方向有錯誤，或者應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目或記帳方向并沒有錯誤，只是所記金額大于正確金額，而導(dǎo)致帳簿記錄錯誤時，出納員只能采用紅字更正法進(jìn)行更正，不得以藍(lán)字或黑字金額填制與原錯誤憑證方向相反的記帳憑證去沖銷原有錯誤。因為用藍(lán)字或黑字金額編制方向相反的記帳憑證，只是反映內(nèi)容相反的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而不反映錯帳更正的內(nèi)容。比如向銀行提取現(xiàn)金400元，編制憑證時，誤將400元記成4000元。原錯誤憑證會計分錄為：

借：現(xiàn)金 4000

貸：銀行存款 4000

如果編制藍(lán)字或黑字方向相反的記帳憑證，那么其會計分錄為：

借：銀行存款 3600

貸：現(xiàn)金 3600

這樣雖然從帳簿記錄的最終結(jié)果即結(jié)余額上看是對的，使現(xiàn)金減少了3600元，銀行存款增加了3600元，現(xiàn)金和銀行存款的最終結(jié)余數(shù)和實際結(jié)余額相等了，但從憑證內(nèi)容上看，該憑證反映的是企業(yè)向銀行存入現(xiàn)金3600元，而不是更正錯帳的內(nèi)容。

（3）補充登記法。就是用填制補充的記帳憑證來更正錯誤的記錄。這種方法適用于記帳以后發(fā)現(xiàn)記帳憑證和會計帳簿的金額有錯誤，且所記金額小于應(yīng)記的正確金額。更止方法是：將少記的金額用藍(lán)字填制一張與原記帳憑證會計科目相同的記帳憑證在摘要欄內(nèi)注明“更正x月x日xx號憑證”字樣，并據(jù)此登帳，用以補充少記的金額，更正錯誤。

例如，采購人員預(yù)借差旅費，付給現(xiàn)金400元。在填寫記帳憑證時，誤將金額填為200元，并據(jù)此已登記入帳：

①借：其他應(yīng)收款 200

貸：現(xiàn)金 200

更正時，再填制一張記帳憑證，補充少記的200元：

②借：其他應(yīng)收款 200

貸：現(xiàn)金 200。

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