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日常會計核算中怎樣查找錯誤

在日常的會計核算中，發(fā)生差錯的現(xiàn)象時有發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)錯誤：一是要確認錯誤的金額；二是要確認錯在借方還是貸方；三是根據(jù)產生差錯的具體情況，分析可能產生差錯的原因，采取相應的查找方法，便于縮短查找差錯的時間，減少查賬工作量。

查找錯誤的方法有很多，現(xiàn)將常用的幾種方法介紹如下：

（1）順查法（亦稱正查法）。順查法是按照賬務處理的順序，從原始憑證、賬簿、編制會計報表全部過程進行查找的一種方法。即首先檢查記賬憑證是否正確，然后將記賬憑證、原始憑證同有關賬簿記錄一筆一筆地進行核對，最后檢查有關賬戶的發(fā)生額和余額。這種檢查方法，可以發(fā)現(xiàn)重記、漏記、錯記科目、錯記金額等。這種方法的優(yōu)點是查的范圍大，不易遺漏；缺點是工作量大，需要的時間比較長。所以在實際工作中，一般是在采用其他方法查找不到錯誤的情況下采用這種方法。

（2）逆查法（亦稱反查法）。這種方法與順查法相反，是按照賬務處理的順序，從會計報表、賬簿、原始憑證的過程進行查找的一種方法。即先檢查各有關賬戶的余額是否正確，然后將有關賬簿按照記錄的順序由后向前同有關記賬憑證或原始憑證進行逐筆核對，最后檢查有關記賬憑證的填制是否正確。這種方法的優(yōu)缺點與順查法相同。所不同的，是根據(jù)實際工作的需要，對由于某種原因造成后期產生差錯的可能性較大而采用的。

（3）抽查法。抽查法是對整個賬簿記賬記錄抽取其中某部分進行局部檢查的一種方法。當出現(xiàn)差錯時，可根據(jù)具體情況分段、重點查找。將某一部分賬簿記錄同有關的記賬憑證或原始憑證進行核對。還可以根據(jù)差錯發(fā)生的位數(shù)有針對性地查找。如果差錯是角、分，只要查找元以下尾數(shù)即可；如果差錯是整數(shù)的千位、萬位，只需查找千位、萬位數(shù)即可，其他的位數(shù)就不用逐項或逐筆地查找了。這種方法的優(yōu)點是范圍小，可以節(jié)省時間，減少工作量。

（4）偶合法。偶合法是根據(jù)賬簿記錄差錯中經(jīng)常遇見的規(guī)律，推測與差錯有關的記錄而進行查找的一種方法。這種方法主要適用于漏記、重記、錯記的查找。

①漏記的查找。A.總賬一方漏記，在試算平衡時，借貸雙方發(fā)生額不平衡，出現(xiàn)差錯，在總賬與明細賬核對時，會發(fā)現(xiàn)某一總賬所屬明細賬的借（或貸）方發(fā)生額合計數(shù)大于總賬的借（或貸）方發(fā)生額，也出現(xiàn)一個差額，這兩個差額正好相等。而且在總賬與明細賬中有與這個差額相等的發(fā)生額，這說明總賬一方的借（或貸）漏記，借（或貸）方哪一方的數(shù)額小，漏記就在哪一方。B.明細賬一方漏記，在總賬與明細賬核對時可以發(fā)現(xiàn)。總賬已經(jīng)試算平衡，但在進行總賬與明細賬核對時，發(fā)現(xiàn)某一總賬借（或貸）方發(fā)生額大于其所屬各明細賬借（或貸）發(fā)生額之和，說明明細賬一方可能漏記，可對該明細賬的有關憑證進行查對。C.如果整張的記賬憑證漏記，則沒有明顯的錯誤特征，只有通過順查法或逆查法逐筆查找。

②重記的查找。A.總賬一方重記。在試算平衡時，借貸雙方發(fā)生額不平衡，出現(xiàn)差錯；在總賬與明細賬核對時，會發(fā)現(xiàn)某一總賬所屬明細賬的借（或貸）方發(fā)生額合計數(shù)小于該總賬的借（或貸）方發(fā)生額，也出現(xiàn)一個差額，這兩個差額正好相等，而且在總賬與明細賬中有與這個差額相等的發(fā)生額記錄，說明總賬借（或貸）方重記，借（或貸）方哪一方的數(shù)額大，重記就在哪一方。B.如果明細賬一方重記，在總賬與明細賬核對時可以發(fā)現(xiàn)。總賬已經(jīng)試算平衡，與明細賬核對時，某一總賬借（或貸）方發(fā)生額小于其所屬明細賬借（或貸）方發(fā)生額之和，則可能是明細賬一方重記，可對與該明細賬有關的記賬憑證查對。C.如果整張的記賬憑證重記賬，則沒有明顯的錯誤特征，只能用順查法或逆查法逐筆查找。

③記反賬的查找。記反賬是指在記賬時把發(fā)生額的方向弄錯，將借方發(fā)生額記入貸方，或者將貸方發(fā)生額記入借方。總賬一方記反賬，則在試算平衡時發(fā)現(xiàn)借貸雙方發(fā)生不平衡，出現(xiàn)差額。這個差額是偶數(shù)，能被2整除，所得的商數(shù)則在賬簿上有記錄，如果借方大于貸方，則說明將貸方錯記為借方；反之，則說明將借方錯記為貸方。如果明細賬記反了，而總賬記錄正確，則總賬發(fā)生額試算是正確的，可用總賬與明細賬核對的方法查找。

④錯記賬的查找。在實際工作中，錯記賬是指把數(shù)字寫錯，常見的有兩種：

*9種，數(shù)字錯位，即應記的位數(shù)不是前移就是后移，即小記大或大記小。例如：把千位數(shù)變成了百位數(shù)（大變小），把1600記成160（大變小）；或把百位數(shù)變成千位數(shù)（小變大），把3.43記成243（小變大）。如果是大變小，在試算平衡或者總賬與明細賬核對時，正確數(shù)字與錯誤數(shù)字的差額是一個正數(shù)，這個差額除以9后所得的商與賬上錯誤的數(shù)額正好相等。查賬時如果差額能夠除以9，所得商恰是賬上的數(shù)，可能記錯了位。如果是小變大，在試算平衡或者總賬與明細賬核對時，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額是一個負數(shù)，這個差額除以9后所得商數(shù)再乘以10，得到的絕對數(shù)與賬上錯誤恰好相等。查賬時應遵循：差額負數(shù)除以9，商數(shù)乘以10的數(shù)賬上有，可能記錯了位。

第二種，錯記。錯記是在登記賬簿過程中的數(shù)字誤寫。對于錯記的查找，可根據(jù)由于錯記而形成的差數(shù)，分別確定查找方法，查找時不僅要查找發(fā)生額，同時也要查找余額。一般情況下，同時錯記而形成的差數(shù)有以下幾種情況：

一、鄰數(shù)顛倒。

鄰數(shù)顛倒是指在登記賬簿時把相鄰的兩個數(shù)字互換了位置。如43錯記34，或把34錯記43.如果前大后小顛倒為后大前小，在試算平衡時，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額是一個正數(shù)，這個差額除以9后所得商數(shù)中的有效數(shù)字正好與相鄰顛倒兩數(shù)的差額相等，并且不大于9.可以根據(jù)這個特征在差值相同的兩個鄰數(shù)范圍內查找。 如果前小后大顛倒為前大后小，在試算平衡或者總賬與明細賬核算時，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額是一負數(shù)，其他特征同上。在上述情況下，查賬時，差額能除以9，有效數(shù)字不過9，可能記賬數(shù)顛倒，根據(jù)差值確定查找。

例如，某企業(yè)應收賬款的總賬科目余額合計數(shù)應為881.34，而明細賬合計數(shù)為944.34，總賬與明細賬不等。有關明細賬的資料如下表。

序 號 　　　　戶 名 　　　金額（萬元）

1 　　　　　　A 　　　　　623.45

2 　　　　　　B 　　　　　103.68

3 　　　　　　C 　　　　　45.79

4 　　　　　　D 　　　　　81.18

5 　　　　　　E 　　　　　90.24

合 計 　　　　　　　　　　　944.34

查找步驟：

*9，求正誤差值：881.34-944.34＝－63萬元。

第二，判斷差值可否用9整除，差值63，正好可以為9整除（63萬元／9＝7萬元）。

第三，求差值系數(shù)：-63／9＝-7.

第四，在錯誤表中查找有無相鄰兩數(shù)相差為7的數(shù)字。差值系數(shù)為負值時，查前大后小；反之，查前小后大。經(jīng)查，該表中第4行“81.18”中的“8”-“1”＝7，前大后小。可以判斷為屬于數(shù)字倒置的錯誤，即可能是18.18而誤寫為81.18.

第五，將第4行按18.18更正，重新加總，其合計數(shù)則為881.34，與總賬一致。

二、隔位數(shù)字倒置。

如：425記成524，701記成107等等，這種倒置所產生的差數(shù)的有效數(shù)字是三位以上，而且中間數(shù)字必然是9，差數(shù)以9除之所得的商數(shù)必須是兩位相同的數(shù)，如22，33，34......。商數(shù)中的1個數(shù)又正好是兩個隔位倒置數(shù)字之差。如802誤記208元，差數(shù)是594，以9除之則商數(shù)為66，兩個倒置數(shù)8與2的差也是6.于是可采用就近鄰位數(shù)字倒置差錯的查找方法去查找賬簿記錄中百位和個位兩數(shù)之差為6的數(shù)字，即600與006、701與107、802與208、903與3O9四組數(shù)，便可查到隔位數(shù)字倒置差錯。

采用上述方法時，要注意：一是正確選擇作為對比標準的基數(shù)；二是保證對比指標口徑的可比性；三是同時分析相對數(shù)和絕對數(shù)的變化，并計算其對總量的影響。

出納人員在日常填制會計憑證和登記賬簿過程中，可能出現(xiàn)一些差錯，切忌生搬硬套，要從具體的實際工作出發(fā)，靈活運用查找的方法，有時還要幾種方法結合起來并用，通過反復核實，一定會得出正確的結果。

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