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會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的建立

（一）會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制

建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確各個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專(zhuān)責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。

會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。基本會(huì)計(jì)崗位可包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。

電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下：

（1）電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會(huì)計(jì)主管兼任，采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。

（2）軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平；各單位應(yīng)鼓勵(lì)基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。

（3）審核記賬。負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)；此崗要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，可由主管會(huì)計(jì)兼任。

（4）電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專(zhuān)職人員擔(dān)任。

（5）電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊；要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，此崗可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任；采用大型、小型計(jì)算機(jī)和大型會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位。

（6）數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平；采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會(huì)計(jì)兼任。

實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，各單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照上述對(duì)電算化會(huì)計(jì)崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。由本單位人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)的，還可設(shè)立軟件開(kāi)發(fā)崗位。小型企事業(yè)單位設(shè)立電算化會(huì)計(jì)崗位，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要對(duì)上述崗位進(jìn)行適當(dāng)合并。

（二）會(huì)計(jì)電算化操作管理制度

會(huì)計(jì)電算化操作管理制度的主要內(nèi)容包括：

（1）明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，指點(diǎn)專(zhuān)人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。

（2）預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機(jī)內(nèi)賬簿。

（3）操作人員離開(kāi)機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件。

（4）根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專(zhuān)人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

（三）計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的主要內(nèi)容包括：

（1）保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。

（2）確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。

（3）對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升級(jí)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升級(jí)和硬件更換過(guò)程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

（4）健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。

（5）健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。

（四）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的主要內(nèi)容包括：

（1）電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。

（2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

（3）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

（4）采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

（5）通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

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