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年初和新單位的建賬方法

一、年初建賬的基本方法

實(shí)際工作中，并不是單位所有的賬簿都需要重新建立。單位哪些賬簿需要重建或更換，哪些賬簿不用重建，可以繼續(xù)使用，存在一定規(guī)律。

1、年初，新建賬簿主要有：

（1）總賬；

（2）日記賬。日記賬包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等；

（3）三欄式明細(xì)賬。如，實(shí)收資本明細(xì)賬、短期借款明細(xì)賬、長(zhǎng)期借款明細(xì)賬、資本公積明細(xì)賬等；

（4）收入、費(fèi)用（損益類）明細(xì)賬。

上述賬簿必須每年更換一次，也就是在年初重新建賬。建賬方法為：

（1）總賬：根據(jù)所開賬戶往年登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量的大小，保留足夠數(shù)量用以登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的頁(yè)碼，逐一開設(shè)賬戶，建立新賬。對(duì)于所開賬戶，將上年該賬戶的余額，直接抄入新賬戶所開*9頁(yè)的首行，也就是直接“過賬”。同時(shí)，在摘要欄內(nèi)注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”或“年初余額”字樣，不必填制記賬憑證。

（2）日記賬：將現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬上年末的期末余額作為本年期初余額直接登記在新賬的首頁(yè)*9行。“日期”欄內(nèi)，寫上“1月1日”；“摘要”欄內(nèi)寫上“上年結(jié)轉(zhuǎn)”或“期初余額”字樣；將現(xiàn)金實(shí)有數(shù)或上年末銀行存款賬面數(shù)填在“余額”欄內(nèi)。與建新總賬一樣，也不必填制記賬憑證。

（3）三欄式明細(xì)賬：對(duì)于這類賬簿，上年末結(jié)出余額，本年按明細(xì)項(xiàng)目建賬。在賬頁(yè)相應(yīng)欄次如“日期”、“摘要”、“借或貸”及“余額”等的空白*9行里分別填上：“1月1日”、“上年結(jié)轉(zhuǎn)”、“借（或貸）”、“金額”等。

（4）收入、費(fèi)用明細(xì)賬：對(duì)于該類賬簿，各單位可以根據(jù)單位實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況開設(shè)。收入、支出（費(fèi)用）業(yè)務(wù)較多的單位，可分別開設(shè)“收入明細(xì)賬”和“支出明細(xì)賬”（或“費(fèi)用明細(xì)賬”）等。對(duì)于一些某項(xiàng)收入或費(fèi)用較多的單位，也可以對(duì)某項(xiàng)收入或費(fèi)用單設(shè)賬簿。如，“營(yíng)業(yè)收入明細(xì)賬”、“管理費(fèi)用明細(xì)賬”，“制造費(fèi)用明細(xì)賬”等各種損益類賬簿。

2、跨年使用的賬簿有：

（1）卡片式賬簿。如，固定資產(chǎn)卡片等；

（2）數(shù)量金額式明細(xì)賬。如，倉(cāng)庫(kù)保管員登記的數(shù)量金額式材料明細(xì)賬、庫(kù)存商品明細(xì)賬等；

（3）備查賬。如，租入固定資產(chǎn)備查賬，受托加工材料物資備查賬等。這些賬簿主要記錄跨年租賃業(yè)務(wù)或受托加工業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息，為便于管理，該類賬簿可以連續(xù)使用；

（4）債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬（也稱為往來明細(xì)賬）。一些單位債權(quán)債務(wù)較多，如果更換一次新賬，抄寫一遍的工作量較大，可以跨年使用，不必每年更換。但是，如果債權(quán)債務(wù)尚未結(jié)算的部分較少，單位應(yīng)及時(shí)將未結(jié)算的債權(quán)債務(wù)轉(zhuǎn)入下年新設(shè)“債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬”中。

3、編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：?jiǎn)挝辉跊]有營(yíng)業(yè)活動(dòng)之前，不存在納稅申報(bào)問題。同時(shí)，投資者和債權(quán)人一般對(duì)投資情況及財(cái)務(wù)狀況比較了解。因此，單位在這個(gè)時(shí)候，不論籌建活動(dòng)長(zhǎng)短，一般不編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。會(huì)計(jì)人員主要是根據(jù)會(huì)計(jì)憑證編制試算平衡表，來進(jìn)行驗(yàn)證發(fā)生額及余額是否平衡。如果借貸不平衡，就可以肯定賬戶記錄出現(xiàn)了差錯(cuò)，應(yīng)采用一定方法進(jìn)一步查明原因。及時(shí)予以糾正。

另外，國(guó)有大型企業(yè)或國(guó)有大型事業(yè)單位在籌建期間，可能設(shè)置基本建設(shè)會(huì)計(jì)職能部門。存在基本建設(shè)會(huì)計(jì)的國(guó)有單位應(yīng)按照基本建設(shè)會(huì)計(jì)制度建賬，并定期編制基本建設(shè)單位財(cái)務(wù)報(bào)告。

二、新建單位建賬的方法

新建單位建賬的時(shí)間是單位會(huì)計(jì)人員走馬上任的時(shí)間，它不一定是在年初。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門建賬時(shí)，并沒有上下年結(jié)轉(zhuǎn)之類的會(huì)計(jì)處理業(yè)務(wù)。它是把企業(yè)籌建過程發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷反映在賬簿之中，并在單位有了業(yè)務(wù)活動(dòng)或收入后，才轉(zhuǎn)為單位正常會(huì)計(jì)核算方式的。因此，新建單位的建賬過程分為兩個(gè)階段：一是籌建階段的建賬，二是轉(zhuǎn)為營(yíng)業(yè)階段（開展業(yè)務(wù)活動(dòng)階段）的建賬。

1、單位籌建階段的建賬：?jiǎn)挝换I建階段與營(yíng)業(yè)階段的業(yè)務(wù)在時(shí)間上是能夠分清的。但是，在實(shí)際工作中，這些業(yè)務(wù)往往混在一起。這主要是因?yàn)椋瑢?shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員的上崗與單位籌建不能同步。特別是中小企業(yè)，等到單位籌建到一定階段，管理人員才聘請(qǐng)會(huì)計(jì)專業(yè)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)核算活動(dòng)，才想到把有關(guān)的原始憑證轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)人員手里，要求建賬。

由于單位籌建一般要經(jīng)過投資（通過中介機(jī)構(gòu)驗(yàn)資）、取得資質(zhì)（取得監(jiān)管部門批準(zhǔn)營(yíng)業(yè)許可證書，如圖書經(jīng)銷公司要取得圖書發(fā)行許可證、飯店要取得衛(wèi)生許可證書等）、申請(qǐng)營(yíng)業(yè)執(zhí)照（到工商行政管理部門辦理）、申請(qǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼（到技術(shù)監(jiān)督局申請(qǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼）、取得稅務(wù)登記證（到國(guó)稅局或地稅局辦理）、銀行開戶等諸步驟，單位會(huì)計(jì)人員基本上也是圍繞上述活動(dòng)建賬和進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。對(duì)于新建單位建賬，主要有以下幾個(gè)步驟：

（1）審核原始憑證，并按其發(fā)生時(shí)間的先后順序整理。單位取得或填制的原始憑證經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后，全部轉(zhuǎn)到財(cái)會(huì)部門。會(huì)計(jì)人員應(yīng)將這些原始憑證按取得或填制時(shí)間整理排隊(duì)，根據(jù)單位業(yè)務(wù)量大小，選擇記賬憑證。業(yè)務(wù)量大的單位，根據(jù)原始憑證按定向經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類，分別按收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證編制記賬憑證；業(yè)務(wù)量少的單位，可以不分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，只編制記賬憑證即可。

（2）購(gòu)買賬簿并建賬。目前，一些地方實(shí)行賬簿監(jiān)管。對(duì)于實(shí)行賬簿監(jiān)管的地方，單位要到財(cái)政部門指定單位購(gòu)買賬簿，并登記備案。對(duì)于單位建賬，應(yīng)分別手工建賬和會(huì)計(jì)電算化建賬兩種情況：

①手工建賬：手工建賬時(shí)，單位應(yīng)先根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證，然后根據(jù)記賬憑證涉及的會(huì)計(jì)科目在總賬賬簿中開設(shè)賬戶。由于在單位籌建階段沒有營(yíng)業(yè)活動(dòng)，或甚少發(fā)生業(yè)務(wù)收入。

因此，如果單位屬于企業(yè)，則企業(yè)應(yīng)將發(fā)生的不形成財(cái)產(chǎn)價(jià)值的費(fèi)用、支出，計(jì)入“長(zhǎng)期待攤費(fèi)用”賬戶，不開設(shè)“管理費(fèi)用”、“財(cái)務(wù)費(fèi)用”等期間費(fèi)用賬戶。其他總賬賬戶，可根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況預(yù)設(shè)賬戶，留足一定數(shù)量的總賬賬頁(yè)。同時(shí)，根據(jù)記賬憑證涉及的明細(xì)賬戶，在活頁(yè)賬賬簿里，分別具體情況，開設(shè)明細(xì)賬戶。由于明細(xì)賬賬簿是活頁(yè)的，可以隨時(shí)抽換，所以，開設(shè)明細(xì)賬時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬賬簿里開設(shè)。

②會(huì)計(jì)電算化建賬：與手工建賬不同。在實(shí)際工作中，應(yīng)該熟悉原始憑證后先建賬（包括所建總賬和明細(xì)賬），后編制記賬憑證。否則，會(huì)計(jì)人員無法在菜單（計(jì)算機(jī)給出的記賬憑證）里填制會(huì)計(jì)科目（尤其是明細(xì)科目）。

2、單位轉(zhuǎn)為（發(fā)生）正常業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)的建賬：?jiǎn)挝晦k齊有關(guān)證件，才能發(fā)生經(jīng)營(yíng)收入（或事業(yè)收入），才能開發(fā)票（事業(yè)單位開具“收據(jù)”）收款。單位有了正常的經(jīng)營(yíng)收入（事業(yè)收入）后的當(dāng)月，按照會(huì)計(jì)制度，企業(yè)應(yīng)將“長(zhǎng)期待攤費(fèi)用”賬戶歸集的費(fèi)用一次轉(zhuǎn)入“管理費(fèi)用”賬戶。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立“財(cái)務(wù)費(fèi)用”賬戶和“銷售費(fèi)用”（小企業(yè)建“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”）賬戶。當(dāng)然，企業(yè)是否將“管理費(fèi)用”賬戶、“財(cái)務(wù)費(fèi)用”賬戶和“銷售費(fèi)用”賬戶都全部建齊，應(yīng)根據(jù)單位性質(zhì)、發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況而定。

如，小型商品流通企業(yè)可以不設(shè)置“管理費(fèi)用”賬戶，而將“管理費(fèi)用”賬戶并入“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”賬戶核算；小型制造企業(yè)也可以不設(shè)置“生產(chǎn)成本”賬戶和“制造費(fèi)用”賬戶，而把二者合并成一個(gè)賬戶。

3、編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：?jiǎn)挝挥辛藸I(yíng)業(yè)活動(dòng)后，不論是否盈利，都要按月編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，進(jìn)行納稅申報(bào)。因此，月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)憑證編制試算平衡表，驗(yàn)證帳戶發(fā)生額及余額是否平衡。在此基礎(chǔ)上，編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，進(jìn)行正常的會(huì)計(jì)核算活動(dòng)。

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